Administratief Medewerker Onderwijs

Het tempo van een administratief medewerker kun je bepalen door het meten van de hoeveelheid werk die binnen een bepaalde tijd wordt verricht, in verhouding tot de kwaliteit en complexiteit van het werk. Een belangrijke methode is het vergelijken met regulier vergelijkbare collega.

Vergelijken met collega’s (normgericht)

Stel een realistische norm vast. De norm kan afkomstig zijn van interne of externe bronnen. Hieronder een aantal manieren waarop je dat kan doen:

1. Interne normen gebruiken (binnen de organisatie)

Vergelijk een medewerker met:

• Gemiddelde prestaties van het team (benchmark).
• Prestatie van een vergelijkbare reguliere collega vergelijkbare functie.
• Eerder vastgestelde standaarden (bijv. 40 dossiers per dag, 5 min per factuur).

Voorbeeld: “De norm binnen het team is 100 facturen per dag. Medewerker X verwerkt er 80 ”
Voordeel: Past bij de eigen organisatiecontext.
Nadeel: Kan vertekend zijn als team gemiddeld laag presteert.

2. Externe normen of branchegegevens

Vergelijk prestaties met cijfers uit de sector of soortgelijke organisaties.

Voorbeelden van bronnen:

• CBS (Centraal Bureau voor de Statistiek)
• Brancherapporten (bijv. van SRA, VNG, of Berenschot)
• Beroepsprofielen van SBB of UWV

Voorbeeld: “Volgens SBB verwerkt een allround administratief medewerker gemiddeld 80 documenten per dag. De te meten medewerker zit op 85.”
Voordeel: Objectiever en onafhankelijk.
Nadeel: Niet altijd precies afgestemd op het type bedrijf of systemen.

 3. Functieprofielen of salarisschalen koppelen aan output

Gebruik functieomschrijvingen als meetlat voor tempo, output of zelfstandigheid.

Voorbeeld: “In schaal 6 wordt verwacht dat de medewerker zelfstandig dossiers afhandelt binnen 2 werkdagen. Medewerker doet er structureel 4 dagen over.”
Voordeel: Duidelijk en gekoppeld aan HR-beleid.
Nadeel: Soms vaag of niet actueel.

Kwantitatieve metingen (objectief)

Wanneer de norm is vastgesteld, kan het tempo van de te meten medewerker worden bepaald. Gebruik hiervoor meetbare gegevens over werkoutput per tijdseenheid:

Voorbeelden: 

• Aantal dossiers verwerkt per dag/week.
• Brancherapporten (bijv. van SRA, VNG, of Berenschot)
• Beroepsprofielen van SBB of UWV
• Aantal telefoontjes of e-mails afgehandeld.
• Tijd per taak of klantvraag.

Hoe meten?

• Gegevens uit een registratie- of tijdregistratiesysteem.
• Handmatig bijhouden/observeren hoeveel taken een medewerker afrondt.
• Vergelijk met gemiddelden binnen het team of afdeling (benchmarking).

Let op: een hoog tempo is goed, maar mag niet ten koste gaan van:

• Nauwkeurigheid / foutloosheid.
• Klantvriendelijkheid.
• Overbelasting / werkdruk.

Daarom is het belangrijk tempo altijd samen met kwaliteit te vergelijken.

Het bepalen van de kwaliteit van een administratief medewerker in vergelijking met een reguliere vergelijkbare collega, kan op een gestructureerde manier gebeuren, aan de hand van zowel objectieve als subjectieve criteria. Hier zijn een aantal aspecten waarop je kunt letten:

1. Nauwkeurigheid en foutloos werken

• Hoeveel fouten maakt de medewerker in documenten, data-invoer of rapportages? Hoeveel van deze fouten worden door de medewerker zelf hersteld?
• Worden documenten gecontroleerd op spelling, grammatica en inhoud?
• Houdt de medewerker zich aan procedures en richtlijnen?

2. Efficiëntie en productiviteit

• Worden deadlines gehaald zonder kwaliteitsverlies?
• Kan de medewerker zelfstandig prioriteiten stellen?

3. Kennis van systemen en processen

• Heeft de medewerker voldoende kennis van gebruikte software (zoals Excel, SAP, AFAS, e.d.)?
• Begrijpt hij/zij administratieve processen goed (zoals facturatie, personeelsadministratie, etc.)?

4. Organisatievermogen

• Is het werk goed gestructureerd en overzichtelijk?
• Hoe beheert de medewerker archieven, documenten, agenda’s?

5. Communicatieve vaardigheden

• Kan de medewerker helder communiceren via mail en telefoon?
• Worden collega’s of klanten correct en vriendelijk te woord gestaan?

6. Samenwerking en houding

• Werkt de medewerker goed samen met collega’s?
• Is er een proactieve houding of wordt er vooral reactief gewerkt?
• Hoe is de inzet en betrokkenheid?

7. Klantgerichtheid / servicegerichtheid

• Hoe gaat de medewerker om met interne en externe klanten?
• Worden vragen snel en correct beantwoord?

8. Integriteit en betrouwbaarheid

• Houdt de medewerker zich aan vertrouwelijkheid?
• Zijn er signalen van slordigheid of nalatigheid?

• Hoeveel tijd is er extra nodig voor de instructies en/of begeleiding (door bijv. cognitieve beperking, verminderd bevattingsniveau, concentratieproblemen) en is de medewerker niet met zijn taak bezig?
• Heeft de medewerker extra rustmomenten/pauzes nodig tijdens het werk?

Er zijn verschillende niveaus van administratief medewerkers, afhankelijk van de verantwoordelijkheden, ervaring, en vereiste vaardigheden. Over het algemeen is de zelfstandigheid van een administratief medewerker een belangrijke factor die invloed heeft op hoe effectief en efficiënt het werk wordt uitgevoerd. Hieronder een overzicht van de meest voorkomende niveaus in Nederland, inclusief typische taken en vereisten per niveau.

 1. Administratief medewerker (basisniveau/junior)

Kenmerken

• Startfunctie of met beperkte ervaring (0–2 jaar).
• Voert routinematige taken uit onder begeleiding.

Typische taken

• Gegevens invoeren en controleren.
• Post verwerken.
• Dossiers archiveren.
• Eenvoudige correspondentie opstellen.
• Telefoon en e-mail afhandelen.

Vereisten

• MBO niveau 2–3 (bijv. Administratief Medewerker).

• Basiskennis van MS Office.

2. Medewerker administratie/allround administratief medewerker (middenniveau/medior)

Kenmerken

• Ervaring: ca. 2–5 jaar.

• Werkt zelfstandig, met meer verantwoordelijkheid.

Typische taken

• Financiële administratie (facturen, bonnetjes boeken).
• Ondersteunen van HR, inkoop of planning.
• Voorbereiden van rapportages.
• Contact met leveranciers en klanten.
• Verwerken van orders, offertes of contracten.

Vereisten

• MBO niveau 4 of relevante werkervaring.
• Goede kennis van administratieve processen en systemen.

3. Senior administratief medewerker / administratief specialist

Kenmerken

• Ervaring: 5+ jaar.
• Specialist op een bepaald terrein (HR, finance, logistiek).
• Verantwoordelijk voor complexe dossiers.

Typische taken

• Controle en kwaliteitsbewaking van administratie.
• Aansturen of inwerken van junior medewerkers.
• Procesverbeteringen signaleren en implementeren.
• Rapportages en analyses opstellen.
• Zelfstandig contact met interne afdelingen en externe partijen.

Vereisten

• MBO 4+ of HBO werk- en denkniveau.
• Grondige kennis van systemen (zoals Exact, AFAS, SAP).

4. Administratief coördinator / teamleider administratie

Kenmerken

• Leidinggevend of coördinerend.
• Stuurt een team van administratieve krachten aan.

Typische taken

• Verdelen en bewaken van het werk.
• Kwaliteits- en procesbewaking.
• Begeleiden van teamleden (functioneringsgesprekken).
• Rapporteren aan het management.
• Meedenken over beleid of procesoptimalisatie.

Vereisten

• HBO werk- en denkniveau.
• Leidinggevende ervaring en communicatief sterk.

5. Specialistische rollen (optioneel, afhankelijk van organisatie)

Deze functies zijn niet per se hiërarchisch hoger, maar wel meer gespecialiseerd. Voorbeelden: HR-administrateur, financieel administratief medewerker, logistiek administratief medewerker, projectadministrateur.

Samenvattend overzicht in tabelvorm: